Lavora in modo più efficace e produttivo, 4 regole per fare di più più velocemente.

Ti piacerebbe scoprire un modello decisionale, che ti aiuti ad essere più efficace e produttivo, e meno indaffarato nelle decisioni di tutti i giorni? Scopri la Matrice Eisenhower

Tutti noi ogni giorno prendiamo tante decisioni , e alla fine della giornata ci troviamo indaffarati.. e non contenti dei risultati raggiunti.

Eisenhower si è contraddistinto come persona ambizione ed estremante positiva, anche durante il secondo conflitto mondiale.

La matrice che porta il suo nome "matrice Eisenhower" è stata attribuita a lui per una frase che ha detto:

"Ciò che è importante è raramente urgente, e ciò che è urgente è raramente importante".

È per questo che oggi esiste il sistema Eisenhower Matrix. La sua capacità di gestire il suo tempo e le sue attività era essenzialmente una matrice decisionale, una struttura per decidere cosa era importante e cosa no.

IL concetto è stato ripreso reso popolare da Stephen Covey che ha affinato e rielaborato il tema.

Fonte: Stephen Covey, Le sette abitudini di persone altamente efficaci

Le soluzioni per la gestione del tempo sono un utile antidoto ai giorni pieni di scadenze sempre più sfocate, rumore incessante e interruzioni eccessive. Oggi, una delle maggiori sfide per le persone è come decidere cosa è urgente e cosa no. Una volta eliminato l'ostacolo, la procrastinazione si dissolve e le cose iniziano a essere fatte.

La matrice

Pensa a un'attività che devi svolgere oggi. Come decidi quando lo finirai, data tutta la concorrenza di altri elementi nella tua lista di cose da fare? Usa la matrice di Eisenhower per capire dove decidi individua in che quadrante inserire il compito, determina dove, quando e quanto tempo dovresti impiegare per svolgere quel compito. Guarda:

Quadrante 1 - "Fallo subito"

Tipo: urgente e importante

Questi sono i compiti e le cose da fare che richiedono attenzione immediata. Sono scadenze molto importanti con il massimo livello di urgenza.

Quadrante 2 - "Decidi quando lo farai"

Tipo: importante, ma non urgente

Questa è considerata una sezione strategica della matrice, perfetta per lo sviluppo a lungo termine. Gli elementi che appartengono a questo posto sono importanti, ma non richiedono la tua immediata attenzione.

Quadrante 3 - "Delegato a qualcun altro"

Tipo: urgente, ma non importante

Telefonate, e-mail e convocazioni di riunioni dell'ultimo minuto appartengono a questo quadrante. Questi tipi di attività di solito non garantiscono la tua attenzione perché non producono risultati misurabili. L'obiettivo di queste attività è tentare di eliminare e ridurre le cose che non ti aiutano a lavorare.

Quadrante 4 - "Fallo più tardi"

Tipo: non importante, non urgente

Le attività che appartengono a questo quadrante sono le cose che succhiano il tempo che non apportano alcun valore. In poche parole, questa è la sostanza della procrastinazione: i perditempo che ci impediscono di portare a termine i compiti più urgenti e importanti nei primi due quadranti. È meglio per te vederli in questo quadrante in modo da poter lavorare sodo per eliminarli completamente dalla tua giornata lavorativa.

Scegli il tuo colore come fanno i Vigili del Fuoco

Per aggiungere una nuova dimensione alla tua matrice, assegna un colore a ciascuna delle sezioni del tuo sistema. I codici colore perfetti da implementare possono essere modellati su quelli dei vigili del fuoco . Assegna ogni livello di priorità del colore.

Per esempio:

Rosso = urgente: eseguire immediatamente questa operazione

Giallo = importante, ma non è super urgente: decidi quando devi farlo.

Verde = urgente, non importante: delegare questo compito!

Grigio = non urgente, non importante: scarica questo compito!

Se stai affrontando la matrice per i tuoi obiettivi professionali, potresti iniziare a vedere che molte delle tue cose da fare sono nei quadranti uno e tre. Il più grande guadagno deriva dalle azioni nel secondo quadrante, ovvero la definizione degli obiettivi e la valutazione degli obiettivi aziendali che hanno un impatto sul successo a lungo termine di un'azienda, ma raramente vengono classificati come urgenti.

Sii un amministratore della tua risorsa più preziosa: il tempo.

Fai un elenco delle cose che devi fare.
Etichetta ciascuna delle cose con un numero, da uno a quattro (corrispondente alla matrice).

Ora che hai scritto la tua lista, hai una rappresentazione accurata delle cose su cui devi lavorare e di ciò che è più urgente.

Urgente vs importante?

È una sfida enorme capire le cose che ti portano fuori dal tuo percorso previsto rispetto alle cose che muoveranno l'ago. Ma se non riusciamo a gestire questo fondamentale problema di gestione del tempo, molti di noi potrebbero desiderare di poter portare a termine le cose invece di portarle a termine.

Invece di concentrarti esclusivamente sul quadrante "urgente e importante" della Matrice di Eisenhower, poniti queste domande per aiutarti a impostare il futuro per le tue strategie decisionali a lungo termine.

Quando affronterai le attività importanti, ma non urgenti?
Quando ti prendi il tempo per affrontare i compiti importanti prima che diventino improvvisamente urgenti?

Se si presenta un'emergenza, le tue priorità cambieranno. Ad esempio, se possiedi una piccola impresa e un cliente chiama e chiede di parlare con un manager delle aspettative mancate, ciò ha improvvisamente la precedenza su altre attività nella tua matrice.

Cose da fare

Se hai bisogno di un altro modo per pensare a cosa deve essere fatto e quando, non guardare oltre il multimiliardario, Warren Buffett. Suggerisce di fare un elenco di tutte le cose che devi fare ogni giorno. Inizia con la parte superiore della tua lista e cancellala quando l'hai completata.

Per fare di più, progetta il tuo tempo

Ecco alcuni suggerimenti in più su come utilizzare la matrice a tuo vantaggio in modo da poter ottenere di più.

Gli elenchi di cose da fare aiutano a rilassare la mente. Il modo in cui impiegare una lista dipende da te, ma assicurati di mettere in dubbio (proprio come il signor Buffett), cosa devi realizzare prima. La priorità è la chiave.
Lo scopo di ogni quadrante è aggiungere molte azioni e attività, ma diventerà troppo complicato se hai più di sette o otto elementi di azione. L'obiettivo è la realizzazione.
Prova a creare un elenco e una matrice separati per la tua vita professionale e personale.
Solo tu puoi definire il livello di priorità degli elementi di azione nel tuo elenco. Seleziona l'elenco delle cose da fare ogni mattina e inizierai a sperimentare come ci si sente a portare a termine i tuoi compiti alla fine della giornata o della settimana.